Les formations à distance se déroulent via Microsoft Teams. AVAMA ne fournit pas de licence. Les formateurs utilisent leur propre compte et matériel.

En cas de problème : Contacter le SERVICE TECHNIQUE

Comment se connecter à Microsoft Teams ?

Les formations à distance d’AVAMA se déroulent via Microsoft Teams.

Se connecter à microsoft teams :

Cliquez sur le lien Teams qui vous est transmis par AVAMA (ou par le coordinateur de formation).

Vous pouvez rejoindre la session :

• Soit via l’application Microsoft Teams (recommandé),
• Soit directement depuis votre navigateur internet.
• Entrez votre nom et prénom afin d’être identifié clairement par les apprenants.

Il est conseillé de tester votre accès (son, caméra, connexion) au moins 15 minutes avant le début de la session.

Non. AVAMA ne fournit pas de licence (Teams, Zoom, Google Workspace, etc.)  aux formateurs.

Chaque formateur est responsable de :

• Son matériel informatique (ordinateur, casque, webcam),
• Sa connexion internet,
• Son accès (compte personnel ou professionnel).

L’accès aux sessions se fait via des liens d’invitation.

Oui.

Les formateurs peuvent utiliser leur propre compte professionnel (Microsoft Teams, Zoom ou autre outil validé) pour animer les formations, sous réserve du respect du cadre défini par le centre de formation.

À ce titre, le formateur s’engage à :

• Disposer d’un compte fonctionnel et conforme à un usage professionnel,
• Garantir la confidentialité des accès et des données,
• Respecter les règles de sécurité informatique et de protection des données (RGPD),
• Utiliser les liens de connexion transmis ou validés par l’organisme de formation.

L’organisme de formation ne fournit pas de licence et ne saurait être tenu responsable des dysfonctionnements liés au compte personnel ou professionnel du formateur.

En cas de doute ou de situation particulière, le formateur est invité à se rapprocher de la coordination ou du service informatique avant la session.

L’installation d’une application n’est pas obligatoire, mais elle est fortement recommandée.

L’utilisation de l’application dédiée (ex. Microsoft Teams) permet :

• Une meilleure stabilité de connexion,
• Un accès complet aux fonctionnalités pédagogiques (partage d’écran, sous-groupes, chat),
• Une meilleure qualité audio et vidéo.

À défaut, la session peut être rejointe via un navigateur compatible, sous réserve d’une connexion internet stable.

Oui.

Il est possible d’animer une session sans disposer d’un compte payant, en utilisant un compte gratuit ou un accès par lien d’invitation, selon l’outil utilisé.

Le formateur reste toutefois responsable de :

• La conformité de son compte à un usage professionnel,
• La stabilité de sa connexion et de son environnement technique,
• Le respect des règles de sécurité et de confidentialité.

L’organisme de formation ne fournit pas de licence et ne peut être tenu responsable des limitations ou dysfonctionnements liés au compte utilisé par le formateur.

Lors d’une session de formation à distance, le partage de contenu se fait via l’outil de visioconférence utilisé (ex. Microsoft Teams).

De manière générale :

• Cliquez sur l’icône « Partager » ou « Partage d’écran » pendant la session.
• Sélectionnez le contenu à partager :
• L’intégralité de votre écran (à privilégier pour les démonstrations),
• Une fenêtre spécifique (présentation, logiciel, navigateur),
• Ou un document / diaporama déjà ouvert sur votre ordinateur.
• Lancez le partage et vérifiez que les apprenants voient correctement le contenu.
• Bonnes pratiques recommandées :
• Ouvrez à l’avance les documents à partager,
• Fermez les applications ou notifications non nécessaires,
• Privilégiez le partage d’une fenêtre dédiée plutôt que de l’écran complet lorsque cela est possible,
• Vérifiez que le son est bien partagé si vous diffusez une vidéo.
• Il est conseillé de tester le partage d’écran avant la session afin d’éviter toute difficulté technique pendant la formation.

En formation hybride (présentiel + distanciel), le formateur doit veiller à ce que tous les apprenants bénéficient d’une expérience équivalente :

• En présentiel : animer normalement la session, encourager l’interaction et surveiller la participation.
• En distanciel : s’assurer que les participants à distance peuvent voir et entendre correctement, et participer aux échanges.

Conseil pratique : utiliser des outils de partage d’écran, sondages en ligne et chat pour maintenir l’interaction. 

Rôle du formateur : le formateur doit vérifier rapidement que l’apprenant a les bonnes informations (lien de connexion, identifiants) et lui proposer des solutions simples (reconnexion, test d’un autre navigateur).

Rôle de l’administration / support technique : contacter l’administration ou le support technique si le problème persiste, afin de résoudre les problèmes de compte, d’accès ou de configuration technique. Contacter le SERVICE TECHNIQUE

Oui, l’utilisation d’outils externes est possible si elle est pertinente pour l’animation pédagogique et respecte les règles suivantes :

• Choisir des outils sécurisés et conformes aux règles RGPD.
• Vérifier la compatibilité avec l’équipement des apprenants (PC, tablette, smartphone).
• Prévenir les apprenants en amont et fournir les instructions nécessaires pour l’accès.
• Limiter l’usage à ce qui contribue réellement aux objectifs pédagogiques de la session.

En cas de difficulté technique (connexion, accès Teams, lien invalide, etc.), vous pouvez contacter le responsable informatique AVAMA : Contacter le SERVICE TECHNIQUE

Merci de préciser dans votre message :

• votre nom et prénom,
• la formation concernée,
• la date et l’horaire,
• la nature précise du problème.

Vidéoprojecteur / écran : vérifier que l’ordinateur est correctement connecté (HDMI ou VGA), allumer le vidéoprojecteur et sélectionner la source appropriée. Toujours tester la projection avant le début de la session.

Son / micro : tester les enceintes et le micro si nécessaire. Ajuster le volume pour que tous les participants puissent entendre clairement.

Conseil pratique : prévoir un câble supplémentaire et un adaptateur si besoin. Faire un test rapide au début de la session pour éviter les interruptions.

En cas de difficulté technique, contacter l’équipe technique ou l’administration de l’établissement (numéro ou mail affiché dans la salle).

Si le problème est mineur (connexion du PC, réglage du son), le formateur peut intervenir directement.

Pour les problèmes majeurs (matériel défectueux, panne du vidéoprojecteur), faire appel immédiatement au support technique. Contacter le SERVICE TECHNIQUE

Tester à l’avance tous les équipements et connexions (ordinateur, micro, caméra, partage d’écran, lien de session).

En cas de difficulté persistante, contacter le support informatique par email Contacter le SERVICE TECHNIQUE pour obtenir de l’aide avant le début de la session.

Vérifier rapidement les solutions simples : reconnecter l’ordinateur, redémarrer le micro ou le partage d’écran, tester un autre navigateur.

Si le problème persiste, prévenir l’administration ou le support informatique Contacter le SERVICE TECHNIQUE

Avoir un plan B (support papier, session différée, participation alternative) pour limiter l’impact sur les apprenants.

• Contacter le responsable support : Contacter le SERVICE TECHNIQUE
• Horaires : entre 8h45 et 17h15
• Envoyer un email détaillant le problème rencontré pour permettre une prise en charge rapide.

Le temps de réponse moyen est de 48 heures.

Conseil pratique : tester et signaler tout problème à l’avance, afin d’éviter les interruptions pendant la session.

Oui, les salles sont équipées de Wi-Fi.

Les informations de connexion (SSID et mot de passe) sont généralement affichées dans la salle ou communiquées par l’administration.

En cas de problème de connexion, contacter l’administration ou le support technique.

• Utiliser des mots de passe forts et ne pas les partager.
• Vérifier les liens avant de cliquer, surtout s’ils proviennent d’un expéditeur inconnu.
• Ne pas partager vos identifiants de connexion avec d’autres personnes.
• Se déconnecter des outils pédagogiques et messageries professionnelles après utilisation.

En général, non. Les liens de session sont destinés uniquement aux participants inscrits.

Le partage peut compromettre la sécurité et la confidentialité des données des apprenants.

Si un invité doit assister à la session, contacter Contacter le SERVICE TECHNIQUE pour créer un accès officiel.

• Ne pas enregistrer ou diffuser des informations personnelles sans autorisation.
• Utiliser uniquement les plateformes et outils validés par l’établissement.
• Stocker les fichiers contenant des données personnelles dans des espaces sécurisés (cloud ou serveur de l’école).
• Respecter la confidentialité des échanges et ne pas transmettre d’informations sensibles par email non sécurisé.

Oui, mais uniquement sous conditions strictes :

• Il est nécessaire d’obtenir l’autorisation préalable de l’administration et, selon le contexte, celle des participants.
• L’enregistrement doit avoir un objectif pédagogique clair et respecter la confidentialité des échanges.

Les enregistrements sont stockés sur des serveurs sécurisés de l’établissement ou sur des plateformes validées par l’administration.

L’accès est contrôlé et limité aux personnes autorisées.

• Le formateur, pour usage pédagogique ou préparation de cours futurs, si autorisé.
• L’administration, pour archivage ou suivi qualité.
• Les apprenants, uniquement si l’autorisation de diffusion leur a été donnée.

• Informer les participants avant la session de tout enregistrement et obtenir leur consentement si nécessaire.
• Limiter l’accès aux données à ceux qui en ont besoin.
• Stocker les enregistrements de manière sécurisée et les conserver uniquement pendant la durée nécessaire.
• Ne pas partager ni diffuser les contenus sans autorisation explicite.

Puis-je adapter le contenu de la formation au niveau des apprenants ?

Oui. Le formateur peut ajuster exemples, rythmes et méthodes pédagogiques, tant que les objectifs pédagogiques et le programme validé sont respectés.

Puis-je modifier le déroulé prévu ?

Des ajustements sont possibles (temps, modalités, activités) si cela sert l’apprentissage. Toute modification importante du contenu doit être signalée à l’administration.

Comment gérer un groupe hétérogène ?

En alternant explications collectives, travaux en sous-groupes et mises en pratique, afin de permettre à chacun de progresser à son rythme.

Comment favoriser la participation des apprenants ?

En instaurant un cadre bienveillant, en posant des questions ouvertes et en proposant des activités interactives.

Que faire si le groupe est peu participatif ?

L’animation (travail en binômes, cas concrets, échanges guidés) et vérifier que les consignes sont claires et accessibles.

Comment gérer un apprenant dominant ou perturbateur ?

Réguler avec bienveillance, rappeler le cadre collectif et, si nécessaire, échanger individuellement avec l’apprenant.

Comment vérifier la compréhension des apprenants ?

Par des questions régulières, des reformulations, des exercices pratiques ou des temps d’échange.

Que faire si les objectifs pédagogiques ne semblent pas atteints ?

Adapter le rythme, reformuler, proposer des exemples supplémentaires et en informer l’administration si besoin.

Comment évaluer les acquis des apprenants ?

À l’aide des modalités prévues (quiz, mises en situation, études de cas, échanges).

Comment formuler un feedback constructif ?

De manière factuelle, bienveillante et orientée vers la progression.

Que faire en cas de difficulté majeure d’un apprenant ?

En informer l’administration afin de définir un accompagnement adapté.

Quelle posture adopter ?

Une posture professionnelle, bienveillante, neutre et respectueuse du cadre pédagogique et institutionnel.

Que faire si une question dépasse mon champ de compétences ?

L’indiquer clairement et proposer, si besoin, une recherche ou une réponse ultérieure via l’administration.

Puis-je proposer des améliorations pédagogiques ?

Oui. Les retours d’expérience et propositions d’évolution sont encouragés et peuvent être transmis à l’administration.

Comment prendre en compte les retours des apprenants ?

En les analysant avec recul et en les utilisant pour améliorer ses pratiques futures.

Pédagogie professionnalisante, structurée, orientée compétences et mise en pratique.

Séances structurées, pédagogie active, alternance théorie/pratique, adaptation au niveau des apprenants.

Supports pédagogiques obligatoires, clairs et structurés. Les supports doivent être remis à Contacter le SERVICE TECHNIQUE quinze jours avant la séance de cours.

• En alternant prises de parole, chat, sondages, outils collaboratifs et temps d’échange.
• Comment gérer les caméras éteintes ou le manque d’engagement ?
• Rappeler le cadre en début de session et encourager la participation sans contrainte excessive.

Remis en début de formation lors de la planification. Le formateur est autonome dans le respect de son référentiel. Notamment dans le cas de diplômes éducation nationale, il lui revient de connaitre son référentiel et de se renseigner auprès des autorités et de ses pairs pour correspondre aux exigences des référentiel et des épreuves.

L’inscription aux examens est réalisée par la Direction des Etudes d’AVAMA.

Le plagiat (copie de contenus, travaux ou supports sans citation des sources) est contraire aux règles éthiques et pédagogiques.

Le formateur doit :

• Rappeler aux apprenants les règles de travail personnel et d’intégrité académique,
• Sensibiliser à l’importance de citer les sources et de produire un travail original,
• Signaler à l’administration toute suspicion ou constat de plagiat, sans engager seul de sanction.

Toute situation de plagiat est traitée par l’administration conformément au règlement intérieur et aux procédures en vigueur.

Les formateurs s’engagent à respecter les règles d’intégrité intellectuelle dans la conception et l’animation de leurs formations.

Ils ne doivent pas utiliser, reproduire ou diffuser des contenus (supports, textes, visuels, méthodes) issus de tiers sans autorisation ni mention des sources.

Lorsque des ressources externes sont utilisées, celles-ci doivent être :

• Clairement citées,
• Utilisées dans le respect des droits d’auteur,
• Compatibles avec le cadre pédagogique et juridique de l’établissement.

Tout manquement constaté peut faire l’objet d’un signalement à l’administration et d’un traitement conformément aux règles internes.

Oui, l’utilisation d’extraits de livres, d’articles, de publications ou de ressources existantes est autorisée, à condition de respecter strictement le droit d’auteur.

Cela signifie notamment :

• Ne pas reproduire intégralement une œuvre protégée,
• Citer clairement la source et l’auteur,
• Utiliser les contenus dans un cadre pédagogique et proportionné.

Oui. Toute utilisation de contenus soumis au droit d’auteur (livres, articles, extraits, supports externes, etc.) doit obligatoirement être déclarée sur la feuille de préparation de cours.

Cette déclaration est indispensable car AVAMA réalise une déclaration annuelle auprès des organismes compétents (notamment dans le cadre de la reproduction et de la diffusion de contenus pédagogiques).

⚠️ En l’absence de déclaration, AVAMA ne peut pas assurer sa conformité réglementaire.

La feuille de préparation de cours est un document pédagogique et administratif obligatoire qui permet :

• De valider le contenu pédagogique en amont,
• D’anticiper les moyens nécessaires (supports, méthodes, durée),
• D’assurer la conformité réglementaire (droits d’auteur, qualité pédagogique),
• De préparer le suivi qualité de la formation.

Elle constitue un document de référence officiel pour AVAMA.

La feuille de préparation de cours doit être transmise au service administratif d’AVAMA au minimum 15 jours calendaires avant le début de la formation, accompagnée :

• Des supports pédagogiques (diaporamas, documents remis aux stagiaires, ressources),
• Des éventuelles annexes (études de cas, exercices, documents externes).

Ce délai est impératif car :

• Le service pédagogique et administratif ne peut pas analyser, valider et gérer les contenus en moins de 10 jours ouvrés,
• AVAMA doit garantir la conformité qualité, réglementaire et pédagogique de chaque formation,
• Cela permet d’anticiper d’éventuelles corrections ou ajustements.

👉 Toute transmission hors délai peut entraîner un report ou un non-paiement de la formation.

En cas de transmission tardive :

• AVAMA ne peut pas garantir la validation pédagogique dans les délais,
• Le maintien de la formation peut être remis en question,
• La responsabilité du formateur peut être engagée en cas de non-conformité.

La feuille de déroulement de cours est un document rempli à l’issue de la formation par le formateur.

Elle décrit :

• Le déroulé réel du cours,
• Les adaptations effectuées,
• Les éventuels écarts par rapport au programme initial.

Cette feuille est essentielle car elle permet à AVAMA :

• D’analyser les écarts entre le cours prévu et le cours réellement dispensé,
• D’identifier les points d’amélioration pédagogique,
• D’inscrire la formation dans une démarche d’amélioration continue,
• De répondre aux exigences qualité (Qualiopi, audits, financeurs, partenaires).

Elle contribue directement à l’évolution et à la qualité des formations AVAMA.

La feuille de déroulement de cours doit être transmise :

• Au service administratif d’AVAMA : Contacter le SERVICE ADMINISTRATIF

dans les plus brefs délais après la fin de la formation (idéalement sous 48 heures).

Oui.

La feuille de préparation de cours, la déclaration des contenus soumis au droit d’auteur et la feuille de déroulement de cours sont des documents obligatoires dans le cadre des formations dispensées pour AVAMA.

Ils garantissent :

• La conformité réglementaire,
• La qualité pédagogique,
• La traçabilité des actions de formation,
• La pérennité et la reconnaissance des formations AVAMA.

Sans ces documents aucune facture ne sera réglée.

Le formateur a un rôle d’accueil, d’écoute et d’adaptation pédagogique, dans le respect de la confidentialité. Il n’a pas à poser de diagnostic, mais à faciliter l’accès à la formation pour tous les apprenants.

Oui, lorsque cela est nécessaire à l’adaptation pédagogique. L’administration informe le formateur dans le respect de la confidentialité, uniquement des éléments utiles à l’animation de la formation.

Non. Cette information relève de la démarche volontaire de l’apprenant auprès de l’administration. Le formateur ne doit pas interroger directement l’apprenant sur son handicap.

Selon les besoins identifiés, le formateur peut :

• Adapter le rythme de la formation,
• Varier les modalités pédagogiques (oral, écrit, visuel),
• Reformuler les consignes,
• Prévoir des supports accessibles (lisibles, structurés, contrastés).

Toute adaptation spécifique doit être validée avec l’administration et les référents handicaps Contacter le SERVICE ADMINISTRATIF

Accueillir la demande avec bienveillance, proposer des ajustements pédagogiques simples si possible, et informer l’administration afin d’envisager des solutions adaptées.

Non. Les aménagements relevant de l’organisation, du matériel ou du cadre institutionnel sont du ressort de l’administration.

Le formateur intervient uniquement sur le plan pédagogique.

Les informations concernant une situation de handicap sont strictement confidentielles.

Elles ne doivent pas être évoquées devant le groupe ni partagées avec des tiers non autorisés.

Le formateur doit solliciter l’administration ou le référent handicap de l’établissement afin d’être accompagné et conseillé.

Oui, des modalités d’évaluation adaptées peuvent être mises en place, à condition qu’elles aient été validées par l’administration et qu’elles respectent les objectifs pédagogiques.

Le formateur doit contacter l’administration ou le référent handicap de l’établissement pour toute question ou situation nécessitant un accompagnement spécifique.

Les référents handicaps : Contacter le SERVICE ADMINISTRATIF

En cas d’urgence (incendie, alerte sécurité, incident technique, etc.), le formateur est responsable de l’encadrement et de la sécurité du groupe jusqu’à l’arrivée des secours ou des référents du site.

Les consignes à appliquer sont les suivantes :

• Interrompre immédiatement la formation et demander aux apprenants de rester calmes.
• Ne pas ouvrir les fenêtres (sauf consigne contraire spécifique au site).
• Faire évacuer la salle par la porte, sans précipitation et sans retour en arrière.
• Emporter la feuille de présence, indispensable pour le contrôle des effectifs.
• Guider le groupe jusqu’au point de rassemblement prévu par l’établissement.
• Vérifier la présence de tous les apprenants à l’aide de la feuille de présence et signaler immédiatement toute personne manquante aux responsables ou aux secours.

Ne jamais réintégrer les locaux sans autorisation officielle.

Oui.

Un exercice d’évacuation est organisé au minimum une fois par an, conformément aux obligations réglementaires.

Les formateurs sont tenus de se conformer aux consignes de l’exercice et d’y faire participer leur groupe.

Non. Y compris vin, cidre, poiré et bière.

La consommation d’alcool est strictement interdite pendant les temps de formation, y compris pendant les pauses, pour les formateurs comme pour les apprenants.

Tout état d’ébriété ou comportement incompatible avec la sécurité et le bon déroulement de la formation peut entraîner :

• l’exclusion immédiate de la personne concernée,
• un signalement à AVAMA,
• et, le cas échéant, l’arrêt de la formation.

Non.

Il est formellement interdit d’introduire dans les lieux de formation des objets classés comme armes par destination, ou tout objet pouvant présenter un danger pour les personnes ou les biens.

Sont notamment concernés :

• Objets coupants, contondants ou perforants non justifiés pédagogiquement,
• Outils ou équipements pouvant être utilisés comme arme,
• Tout objet susceptible de créer un risque ou un sentiment d’insécurité.

En cas de doute, le formateur doit en informer immédiatement AVAMA ou le responsable du site.

Le formateur :

• Veille au respect des règles de sécurité par l’ensemble du groupe,
• Signale sans délai toute situation à risque,
• Peut interrompre la formation si la sécurité des personnes n’est plus garantie,
• Applique les consignes propres au lieu de formation (centre AVAMA, entreprise cliente, site partenaire).

Tout comportement mettant en danger la sécurité des personnes ou le bon déroulement de la formation doit être :

• Immédiatement stoppé,
• Signalé à AVAMA,
• Consigné si nécessaire dans les documents de suivi. (feuille de déroulement)

AVAMA se réserve le droit de prendre toute mesure appropriée.

Tenue vestimentaire :

Tenue professionnelle, sobre, neutralité politique, philosophique et religieuse.

Comportement :

Respect, courtoisie, autorité pédagogique, aucun prosélytisme.

Règlement intérieur :

Le formateur est garant du respect du cadre et remonte toute difficulté à la coordination AVAMA.

Oui.

Tout formateur intervenant pour AVAMA doit impérativement disposer d’un Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) valide.

Ce numéro atteste de votre reconnaissance en tant qu’acteur de la formation professionnelle et conditionne votre intervention au sein d’AVAMA.

Oui.

Les formateurs doivent être à jour de l’ensemble de leurs cotisations sociales et fiscales (URSSAF ou organisme équivalent).

Chaque année, vous devez transmettre :

• Une attestation de vigilance URSSAF ou tout document équivalent attestant de la régularité de votre situation,
• Ou tout justificatif demandé par AVAMA en fonction de votre statut.

Ces documents doivent être envoyés une fois par an à : Contacter le SERVICE ADMINISTRATIF

En l’absence de documents à jour :

• AVAMA ne pourra pas contractualiser ou maintenir des interventions,
• Les formations concernées pourront être suspendues ou annulées,
• Aucun règlement ne pourra être effectué tant que la situation n’est pas régularisée.